بیشتر افراد اعتقاد دارند جلسات کسب و کار بیشتر از آن که مفید باشند مضر هستند و باعث ایجاد وقفه در کار های روزانه آنها می شود یا به هیچ عملی منجر نمی شود.

اما واقعیت این است که اگر این جلسات به دستی و با هماهنگی و یکدلی همه اعضا برگزار شوند و افراد تیم در جریان پیشرفت کار خود قرار گیرند می تواند بسیار مفید و موثر باشد. در این مقاله به روش هایی که باعث می شود این جلسات با بهره وری بالاتر برگزار شود اشاره میکنیم.

در ابتدا باید بگویم هدف از برگزاری این جلسات برقراری ارتباط ، خلاقیت و برنامه ریزی یا گرفتن تصمیمات گروهی است که هر کسب وکاری به آن نیاز دارد و تأثیر بسیار زیادی روی پیشرفت و ارتقای استراتژی کسب و کار می گذارد. پس کیفیت این نوع جلسات بسیار حائز اهمیت است.

با استفاده از روش های زیر می توان کیفیت جلسات را بالا برد.

1- خود گزینشی بودن جلسات کسب و کار

تنها وقتی لازم است جلسه تشکیل دهید. در هنگام برقراری جلسات از هر دری سخن نگویید زیرا کارمندان شما به احتمال زیاد آن را جدی نخواهند گرفت. اما اگر در مورد جلساتی که ترتیب می دهید گزینشی عمل کنید، شرکت کنندگان نیز با آمادگی بیشتری در جلسه حاضر می شوند و آن را بیشتر جدی می گیرند.

2- هدف را مشخص کنید و روی کاغذ بنویسید

جلسات کسب و کار در استارتاپ ها و دیگر شرکت های کوچک نباید بدون هماهنگی قبلی و فقط با ارسال یک ایمیل یا پیام برپا شوند.همچنین برگزار کردن جلساتی بدون برنامه ریزی که اصلاً مشخص نیست چه انتظاری از شرکت کنندگان آن می رود فقط وقت تلف کردن محسوب می شود و فایده‌ی دیگری ندارد.

پس شما باید به عنوان مدیر برای جلسات خود یک نتایجی را درنظر بگیرید و حتماً برخی از موضوعاتی که می خواهید در جلسه ی خود به آنها بپردازید بر روی کاغذ بنویسید. شما هر چقدر هم که در کار خود تجربه و تبحر داشته باشید باز هم ممکن است مطالبی را فراموش کنید. این کار نه تنها شما را در مسیر درست قرار می دهد بلکه بر روی کیفیت جلسات هم اثر می گذارد.

3- پرسیدن سوال

جلسات کسب وکار باید به گونه ای باشد که همه ی شرکت کنندگان در آن حس کنند حرف هایشان شنیده شده است و  بخشی از ایده ی مورد بحث هستند و در برگزاری جلسه سهمی داشته اند. این امر زمانی محقق می شود که شما سوالاتی را مطرح کنید و نظر سنجی کنید. این کار باعث می شود کارمندان تلاش بیشتری برای رسیدن به نتیجه دلخواه انجام دهند.

4- زمان بندی دقیق در جلسات کسب و کار

باید به این موضوع توجه ویژه کنید و زمان مناسب برای رسیدن به نتیجه مطلوب را نظر بگیرید. مثلاً جلساتی برای سنجش و ارزیابی تیم و شناخت دقیق تر عملکرد افراد به زمان بیشتری نیاز دارد تا موضوعات ساده تر.

5- شرکت افراد مناسب

اگر موضوع جلسه مشخص باشد و افراد مناسب هم در جلسه حاضر باشند قطعاً کیفیت جلسه بهتر خواهد شد. جلسات شلوغی که افراد نامناسب و غیر مرتبط در آن حضور دارند نه تنها به لحاظ کیفی  خوب نیستند بلکه به موضوع مورد بحث نیز پرداخته نخواهد شد.

6- نکته برداری کنید

شاید فکر کنید تمام نکاتی که در جلسات به آنها پرداخته می شود به راحتی در ذهنتان ماندگار هستند، در صورتی که اینطور نیست. برای پر بازده شدن جلسات کسب و کار باید یا خودتان از جلسات نکته برداری کنید، یا این کار را به شخصی بسپارید و سپس نکته های خلاصه برداری شده را پس از اتمام جلسه در اختیار تمام اعضای تیم قرار دهید.

7- انعطاف داشته باشید

اهمیت بیش از اندازه به یک راه حل و عدم تغییر طرز تفکر، راحت ترین راه برای بی اعتبار کردن یک جلسه است. بهترین و پربازده‌ترین جلسات، جلسات انعطاف پذیر هستند که هر فردی می تواند نظر خود را بیان کند. در این جلسات خلاقیت بیشتری نسبت به جلسات رسمی وجود دارد. باید گفت شما تمرکز خود را از روی هدفتان از دست ندهید اما شنوده ی نظرات دیگران هم باشید.

8- نبردن یا خاموش کردن گوشی همراه

در جلساتی که مداوم تلفن همراه چک شود تمرکز جلسه از بین می رود و افراد حضور ثمر بخشی در جلسه ندارند. پس برای بازدهی بیشتر جلسات، از تمام شرکت کنندگان درخواست کنید در مدت برگزاری جلسه تلفن همراه خود را خاموش کنند.

9- در جلسات کسب و کار به اختصار صحبت کنید

اگر هر موضوعی را بیش از اندازه کش بدهید، حال و هوای جلسه را از حالت بهره وری خارج و آن را به فضایی کسل کننده تبدیل خواهید کرد.پس نکات موردنظر خود را بازگو کنید و به سراغ مطلب بعدی بروید و به توجه کارمندان خود و توانایی آنان در شنیدن حرف های شما با یک بار گفتن اعتماد کنید.

10- گام های بعدی را مشخص کنید

فرق یک جلسه خوب با بد در همین است که در جلسات خوب علاوه بر ایده ها راهکارهای عملی به همراه زمانبدی مشخص هم تعیین می شود ولی در جلسات بد فقط ایده های مبهم و گنگ بدون هیچ راهکار عملی مطرح می شود. جلسات اگر به شیوه ی درستی برگزار شوند باید بتوانند شرکت کنندگان را در مورد آینده هیجان زده کنند و انرژی لازم برای اقدامات عملی را در آنان به وجود بیاورند. اطمینان حاصل کنید اعضای تیم شما می توانند این انرژی را برای وظایف خاص خود و جهت گیری های مشخص هدایت کنند.

11- جلسات کوتاه را ایستاده برگزار کنید

امروزه بیشتر جلسات کسب و کار ها، جلسات خود را ایستاده برگزار می کنند. البته باید جلسات کوتاه باشد و این کار چند مزیت دارد اول اینکه این اطمینان را می دهد که تمام افراد درک یکسانی از روند کار و اهداف مشخصی در طول روز دارند. دوم تمام افراد ایستاده هستند و با تمرکز کامل به صحبت‌های یکدیگر گوش می دهند و استفاده از تلفن همراه و … در حالت ایستاده سخت تر است. باید بگویم در بیشتر شرکت ها مخصوصاً استارت آپ ها این کار به یک روند ثابت تبدیل شده و باعث تمرکز و بهره وری و خلاقیت بیشتر شده است.

در پایان باید گفت اگر جلسات به شیوه ی درستی برگزار شوند باید بتوانند شرکت کنندگان را در مورد آینده هیجان زده کنند و انرژی لازم برای اقدامات عملی را در آنان به وجود بیاورند. این کار باعث می شود اعضای تیم شما بتوانند این انرژی را برای وظایف خاص خود و جهت گیری های مشخص استفاده کنند.