مدیریت زمان، ضعف ها و راه حل ها

همه می دانند که مهم ترین دارایشان زمان است. اما سوال اینجاست چگونه مدیریت زمان داشته باشیم؟ چگونه بتوانیم به بهترین شکل ممکن از زمان استفاده کنیم؟ آیا راهکارهایی برای مدیریت زمان وجود دارد؟ خوب این سوال هایی است که ما در این مقاله می خواهیم به آن ها جواب بدهیم. اگر شما فکر می کنید مهارت های مدیریت زمان را ندارید پیشنهاد می کنم مقاله مهارت های مدیریت زمان در ۵ دقیقه  را مطالعه کنید، اما اگر مهارت های آن را دارید اما باز هم در مدیریت زمان دچار مشکل هستید تا اخر، این مقاله را مطالعه کنید.
ابتدا باید بگوییم اگر شما مشکلاتی در مدیریت زمان دارید و دچار کمبود وقت می شوید حتماً ضعف هایی دارید که باید اصلاح شوند. ما در ابتدا به این ضعف ها و سپس به راهکارهای حل آن اشاره می کنیم. اما قبل از آن بگذارید یک تعریف روشنی از مدیریت زمان داشته باشیم.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به معنی استفاده بهینه، به بهترین شکل ممکن برای رسیدن به خواسته ها، موفقیت و در نهایت اهداف است. البته مدیریت زمان به معنای استفاده حداکثری از زمانی که در اختیار داریم صرفا جهت رسیدن به خواسته های مادی و کمال گرایی نیست. بلکه در عین استفاده مناسب از این عنصر ارزشمند برای رسیدن به اهداف مادی و معنوی خود، باید مقداری از زمان خود را به استراحت و لذت بردن از زندگی خود اختصاص دهیم.

ضعف های مدیریت زمان

انسان برای رسیدن به هر هدف و خوسته ای، نیاز به انجام یک سری از رفتار های از پیش تعریف شده و در مقابل پرهیز از انجام رفتار های دیگری است، در بحث مدیریت زمان نیز رفتار هایی نامناسب و وجود دارد که در صورت پرهیز نکردن از آنها مطمئنا از سرعت کار شما کاسته میشود و باعث جلوگیری از رسیدن به اهداف میشود. از جمله این ضعف ها عبارتند از:

• ضعف در نه گفتن
• داشتن کما گرایی
• داشتن اهمال کاری
• ضعف و نداشتن هنر اولویت بندی
• استفاده نکردن از ابزار های اندازه گیری زمان

باور کنید تمامی این موارد باعث کمبود وقت ما می شوند. که اگر این مشکلات را برطرف کنیم می توانیم مدیریت زمان را به حداکثر برسانیم. در ادامه راهکار هایی برای برطرف کردن این ضعف ها برای شما گردآوری شده است.

 ضعف در نه گفتن و تأثیر آن در مدیریت زمان

اگر شما هم از آن دسته افراد هستید که هنر نه گفتن را ندارید باید بهای سنگینی بابت این نقطه ضعف خود بپردازید. زیرا هر بار که در شرایطی قرار می گیرید که نمی توانید “نه “بگویید بعد از آن، گفتگو و درگیری ذهنی با خودمان به وجود می آید و عزت نفس ما کاهش می یابد. خوب است بدانید افرادی که این توانایی را هم دارند باید بیشتر از حد خود در زندگی متحمل زحمت شوند.
خوب شما را دعوت می کنم به این پرسش پاسخ دهید. آخرین باری که به دلیل همین ضعف “نه گفتن” دچار مشکل شدید کی بوده است؟
فقط کافی است که اطرافیان متوجه این ضعف شما شوند. به محض این که در موقعیتی نیاز به کمک پیدا کنند اولین کسی که به یادشان می افتد فکر می کنید چه کسی است؟

چالش مدیریت زمان با داشتن کمال گرایی

هر انسانی در طول زندگی خود باید روند تکاملی خود را پشت سر بگذارد. این روند هیچگاه به انتها نمیرسد و یک انسان تا زمان مرگ خود میتواند در حال رشد و تعالی باشد، مشک افرادی هستند که میخواهند بدون پشت سر گذاشتن این روند، به بالاترین نقطه تکامل که اصلا وجود ندارد برسند.
افرادی که می خواهند در هر کاری بهترین باشند و همیشه همه کارها طبق بالاترین استانداردها اجرا شود. این استانداردها آنقدر بالاست که برای رسیدن به آنها باید هزینه های بالاتری بپردازند.

جملات رایج برای کمال گراها

بیشتر این افراد چنین جملاتی بر زبان می آورند: یا من کاری نمی کنم یا بهترین کار را انجام می دهم. 
همین کمال گرایی است که همیشه آنها را از برنامه های خود عقب نگه می دارد. شما سعی کنید برای رفع این مشکل خودتان را درگیر کمال گرایی نکنید. در هیچ زمانی تمامی شرایط طبق خواسته های شما نیست و این شما هستید که باید شرایط را بسازید. پس برای این کار فقط یک جمله را ملکه ذهن خود کنید:
شروع، فقط شروع کنید.

اهمال کاری و مدیریت زمان

به عبارت ساده به تعویق انداختن کارها. شما شاید تجربه این کار را تا به حال داشته اید، زمانی که باید کارهایی را انجام دهیم آنها را انجام نمی دهیم و به جایش کارهای دیگر را انجام می دهیم. اهمال کاری یعنی این که به جای انجام دادن کارهای درست و با اولویت بالا کارهایی را انجام دهیم که برای ما لذت بخش تر و آسان تر هستند.
این را درنظر بگیرید که گاهی برای مدیریت زمان شما مجبورید کارها و وظایف دشواری را انجام بدید و از اهمال کاری و انجام کارهایی با الویت پایین تر دست بردارید. که توجه به همین مساله می تواند هم کارایی شما را بالاتر ببرد و هم تاخیر در کارهایتان را کم کند.
اهمال کاری یکسری عوارضی برای شما به همراه می آورد از جمله استرس، دیر انجام شدن کارها،کاهش بازدهی و خروجی و … پس بیایید از همین امروز با اهمال کاری خداحافظی کنید.

4- ضعف و نداشتن هنر اولویت بندی

اگر شما از آن دسته از افرادی هستید که مدام در حال پیشرفت در کار و زندگی هستید شاید وقت اضافه برای انجام دادن تمام کارها ندارید و هر روز سرتان شلوغ تر می شود مثلاً  آمار تعداد کتاب هایی که باید بخوانید هر روز زیاد می شود. آمار تعداد مهارت هایی که باید آنها را یاد بگیرید هر روز زیاد می شود و … چاره چیست؟
شاید فکر کنید که وقت کافی برای همه ی کارها را نداریم اما وقت کافی برای یکسری کارهای مهم را دارید. شما باید الویت کارها را مشخص کنید. ضعف در الویت بندی است که منجر به کمبود وقت می شود.
اگر شما فکر می کنید همه ی کارهایی که قصد انجام دادن آن را دارید مهم هستند در واقع هیچ کار مهمی انجام نمی دهید. شما باید در طول روز کارهای خود را اولویت بندی کنید و برای خود چند کار مهم و چند کار نیمه مهم و چند کار غیر مهم انجام دهید.

جا به جایی اولویت ها

خیلی وقت ها این عبارت ها بر سر زبان هستند:
وقت ندارم، کاش یک نفر دیگری برای سپردن کارها پیدا میشد و … خوب در جواب باید بگوییم در اصل وقت داشتنی نیست، ساختنی است.یعنی اگر قرار است کاری را انجام دهیم که در لیست اولویت های بالا برای ما قرار دارد، باید برای انجامش زمان بسازیم.
بگذارید با یک مثال این موضوع را روشن کنم: فرض کنید شما برای یک سمینار باید تمام تحقیقات و اطلاعات خود را از کتاب های مختلف جمع آوری کنید و خودتان را آماده کنید. وقت و زمان محدودی دارید و برای چند روز آینده هم سمینار برگزار می شود. باید چگونه عمل کنید؟ باید الویت های خود را تشخیص دهید و بازنویسی کنید.
یعنی شما باید الویت های خود را جا به جا کنید و زمان را برای خود بسازید. ساختن زمان یعنی بالا بردن اولویت یک کار و اختصاص زمان مناسب برای رسیدن به هدف نهایی شما.

ایجاد لیست با زمان دقیق

گاهی وقت ها ما لیستی از کارها را برای خود می نویسیم و ساعت دقیقی برای انجام آنها نیز تعیین می کنیم. مثلاً
ساعت 7 تا 7.30 دقیقه خورن صبحانه
ساعت 8 رسیدن به محل کار
ساعت 8.10 دقیقه سه تلفن کاری و هماهنگی و …
به همین صورت لیست برنامه های روزانه و ساعتی خود را می چنیم. اما در طول روز یک اتفاق یا موردی نظم همه چیز را بر هم می زند. مثلاً کارمندی در شرکت حضور پیدا نکرده و حجم کاری شما چند برابر می شود و یا تلفنی به شما زده می شود که شما مجبور به ترک محل کار خود می شوید و خیلی از عوامل خارجی دیگر خوب شما چقدر با این مشکل روبرو شده اید.
برای چند لحظه فکر کنید شماچند بار از این لیست ها برای خود ایجاد کرده اید و نهایتاً دچار مشکل شده اید.؟

رفع ضعف نداشتن هنر اولویت بندی

یکی از راهکارهای مفید برای حل این مشکل این است که شما برای هر روز خود برنامه ریزی داشته باشید اما نه مثل برنامه ی موجود در عکس بالا.
با یک مثال این مساله را بهتر درک می کنید.
فرض کنید که می خواهید در روز با سه نفر تماس تلفنی داشته باشید؛ در لیست خود سه تماس تلفنی را بنویسید.فرض کنید که برای مطالعه یک کتاب هم می خواهید وقت بگذارید مثلاً 10 صفحه یا یک فصل آن را هم در لیست اضافه کنید. ملاقات با یکی از دوستان و …
پس لیست شما می شود:
1-سه تماس تلفنی

2-مطالعه یک فصل کتاب

3-ملاقات با یکی از دوستان و …

خوب حالا لازم نیست مثلاً هر سه تماس تلفنی را در ابتدای صبح انجام دهید. می توانید دو تا را صبح و یکی را عصر انجام دهید و می توانید مطالعه کتاب را صبح انجام دهید یا اگر نتوانستید به عصر یا شب موکول کنید.

مهم این است که شما یک لیست از تمام کارهای روزانه تهیه کرده اید و تا آخر آن روز آن ها به انجام برسند. زمان به انجام رساندن این کارها در طول روز مهم نیست اینکه انجام شوند مهم تر است.

5- استفاده نکردن از ابزار های اندازه گیری زمان

میزان سنجش مقدار زمانی که برای هر کاری صرف می کنیم به ما آگاهی می دهد تا بتوانیم تصمیمات بهتری برای بهبود و پیشرفت کارمان در نظر بگیریم. اگر شما بتوانید میزان زمانی که برای هر کاری صرف می کنید را اندازه بگیرید آن وقت تصمیمات شگفت انگیزی خواهید گرفت. اگر دوست دارید زمان خود را به بهترین شیوه مدیریت کنید باید
1- باید بدانید که چه کارهایی را از لیست خودتان حذف کنید؟
2- شما باید آگاهی داشته باشید که در طورل روز، زمانتان را چگونه می گذرانید؟
3- بیشترین زمان ما صرف به انجام  رساندن چه کارهایی می شود؟
و برای اینکه بدانید در طول روز چه کارهایی انجام می دهید باید خودمان را کمی دچار زحمت و چالش کنید. شما باید دقیقا بدونید روزتان را چطور می گذرانید.

چطور این امر ممکن است؟

شما باید دقیقا عادت های خودتان را شناسایی کنید و میزان زمانی که برای هر کدام صرف می کنید را آگاهانه ثبت کنید. مثلاً برای صرف صبحانه یا میزان زمان موردنیاز برای بازدید از شبکه های اجتماعی یا نرم افزارها و اپلیکیشن های خاص یا میزان تماشای تلویزیون همه را بررسی کنید و آگاهانه ثبت کنید.
یک خبر خوب این که شما برای شناسایی عادت های خود در شبکه های مجازی می توانید از نرم افزارهای مدیریت زمان در این موضوع استفاده کنید.

نرم افزار کوالیتی تایم

یک نرم افزار عالی است که برای تبلت یا گوشی های اندروید کاربرد دارد. این نرم افزار به شما کمک می کند متوجه شوید که میزان استفاده از نرم افزار های گوشی تان چقدر بوده است. مثلاً این نرم افزار به صورت روزانه و هفتگی گزارش هایی را می دهد که می توانید متوجه شوید در طول روز: 

• چند دقیقه با یک نرم افزار کار کرده اید
• بیشترین استفاده شما از کدام نرم افزار است
• چند بار قفل گوشی خود را باز و بسته کرده اید و… .

نرم افزار مومنت

این نرم افزار برای گوشی های iOS نوشته شده است و با در نظر گرفتن محدودیت هایی برای استفاده از تلفن همراه، مثلاً اگر در طول روز شما از این محدودیت های تعیین شده تجاوز کنید به شما هشدار می دهد.

افزونه ی کروم توگل Toggl

البته این برای زمانی است که شما از لپ تاپ یا کامپیوتر شخصی استفاده می کنید و از مرورگر کروم استفاده می کنید. شما با نصب این افزونه (Toggl) می توانید از میزان زمانی که بر روی سایت های مختلف صرف می کنید اطلاع پیدا کنید.

هر سه این نرم افزار ها به شما برای اطلاع از مقدار زمان صرف شده در فضای مجازی کمک می کند.
تا اینجا روش هایی که می تواند شما را در مدیریت زمان کمک کند معرفی کردیم اما همه چیز به اینجا ختم نمی شود و شما باید مهارت هایی که برای مدیریت زمان لازم دارید را بشناسید و آنها را در خود تقویت کنید. در مقالات بعدی مفصل به این مهارت ها اشاره می کنیم.

امیدوارم این مقاله برای شما مفید و لذت بخش بوده باشد و شما بتوانید بهترین مدیریت زمان را برای خود رقم بزنید. خوشحال می شوم که نظرات و پیشنهادات شما عزیزان را هم بدانم.