مهارت های مدیریت زمان در 5 دقیقه
مهارت های مدیریت زمان از مهم ترین پیش نیاز های موفقیت است و یکی از مهم ترین مهارت های مورد نیاز کارآفرینان است. از آنجا که سایت هدف مدیریو ارائه خدمات و آموزش به کارآفرینان و افراد جویای موفقیت در حوزه کسب و کار های اینترنتی است، برآن شدیم تا در مورد کسب مهارت های مدیریت زمان برای شما یک مقاله جامع و مختصر تولید کنیم.
هر فردی که تلاش می‌کنند از وقت و زمان خود به‌صورت بهینه و مفید استفاده کند نیازمند یک آموزش برای فراگیری مهارت های مدیریت زمان است. اگر شما هم از آن دسته افرادی هستید که برای زمان خود ارزش زیادی قائلید اما در آخر از انجام کارهای زیادی در طول روز بازمیمانید و همیشه نگران انجام نشدن و یا دیر انجام شدن آن ها هستید؛ به شما پیشنهاد میکنیم تا انتهای این مقاله را برای ارتقای مهارت های مدیریت زمان خود مطالعه کنید.
مهارت های مدیریت زمان
در وهله اول، میتوان مهارت های مدیریت زمان را به 6 دسته کلی تقسیم بندی کرد. این 6 دسته عبارتند از :
1- برنامه‌ریزی در مدیریت زمان
2- داشتن تمرکز
3- داشتن نظم شخصی
4- شناخت اولویت‌ها
5- استفاده از فنّاوری صحیح
6- اصلاح عادت های غلط
در ادامه هر کدام از این دسته ها را برای شما به صورت مختصر اما مفید و کاربردی توضیح میدهیم.
1_ برنامه ریزی در مدیریت زمان
به جرات میتوان گفت از مهم‌ترین مهارت هایی که در مدیریت زمان باید به آن توجه کنید همین برنامه‌ریزی است. البته داشتن برنامه ریزی یک عنوان پر تکرار در تمامی آموزش های مدیریت زمان است که شاید شنیدن اسم آن نیز شمارا خسته کند، ما قصد نوشتن یک آموزش کلیشه ای از مدیریت زمان برای شما را نداریم، از همین رو در ادامه نکات مهم در برنامه ریزی زمان را لیست کرده ایم تا بتوانید یک برنامه ریزی درست و کارآمد داشته باشید:
به‌خوبی وضعیت موجود را بشناسید
خیلی از افراد مرتکب چنین اشتباهی میشوند و یک‌راست به دنبال برنامه‌ریزی بر سر هدف می‌روند. درصورتی که شما در بحث مهارت های مدیریت زمان، اول باید وضعیت موجود خود را به‌درستی بررسی و اندازه‌گیری کنید.
شاید بپرسید این وضعیت موجود اصلاً به چه معنی است؟
یعنی اینکه شما در کجای کار هستید. یا در کجای مسیر خود هستید. اینکه بدانیم کجا هستیم و به کجا می‌خواهیم برویم اول به ما کمک می‌کند وضعیت خود را بهتر بشناسیم و دوم به برنامه‌ریزی درست برای ادامه راه در مسیر مدیریت صحیح زمان به ما کمک زیادی می‌کند. برای این کار باید برای خود به صورت کتبی یا شفاهی، اهدافی که در آینده قرار است به آنها برسید و همینطور کار هایی که در زمان حال باید انجام دهید را لیست کنید. سعی کنید نوشتن این اهداف و موارد به ترتیب اولویت باشد.
راه های رسیدن به هدف‌های خود را تعیین کنید
خوب حالا متوجه شدیم در کجا هستیم و به کجا می‌خواهیم برویم. مرحله بعدی انتخاب راه های رسیدن به اهداف است. در یک برنامه‌ریزی عالی باید هدف‌گذاری درستی انجام شود. سپس باید مراحلی برای رسیدن به این هدف نیز تعیین شود. تعیین کنید برای رسیدن به x تومان پول نقد تا 3 ماه دیگر به انجام چه کار هایی نیاز دارید و در عین حال این کار ها باید توان گنجانده شدن در برنامه مدیریت زمان شمارا داشته باشد.
شاخص‌هایی برای اندازه‌گیری در نظر بگیرید
در مرحله سوم باید شاخص‌هایی برای موفقیت یا شکست خود تعیین کنید؛ یعنی چه چیزهایی باعث می‌شود که برنامه‌ریزی خود را موفق یا شکست‌خورده بدانید. مهم‌ترین نکته این است که نباید آن‌قدر منتظر بمانیم تا زمان بگذرد و به زمان تعیین شده برای رسیدن به هدف نزدیک شویم و تازه دست به بررسی بزنیم که آیا برنامه‌ریزی درستی داشته‌ایم یا نه؟
باید برنامه‌ریزی آینده را پیش‌بینی کنید.
اگر دیدید شاخص‌های تعیین‌شده نتوانستند به ما کمک کنند یا با این برنامه‌ریزی و عملکرد نتیجه‌ی بهتری نگرفتیم باید بلافاصله تغییری ایجاد کنیم.
آخرین مرحله؛ اقدام
بعد از طی کردن مراحل گفته شده، نوبت اقدام و عمل است که ما را به نتیجه نهایی برساند.
بگذارید مراحل بالا را با یک مثال مشخص کنم، فرض کنید می‌خواهید برای شش ماه تخصص خود را در بازاریابی افزایش دهید.
اول باید وضعیت موجود خود را بشناسید. به عبارت بهتر باید بدانید سطح دانش و آگاهی شما در بازاریابی چقدر است.
دوم باید هدف‌گذاری کنید یعنی اینکه تا شش ماه دیگر می‌خواهید به کجا برسید. به عبارت ساده‌تر سطح دانش شما کجا باشد.
مرحله سوم باید برای خود معیار سنجش انتخاب کنید مثلاً اگر تا 2 ماه آینده نتوانستم طبق برنامه پیش بروم و زمان کمی داشتم زمان‌های استراحت را کاهش می‌دهم تا بیشتر برای یادگیری وقت بگذارم.
مرحله آخر اقدام و عمل جدی در راه رسیدن به هدف است.
2_ آموزش مدیریت زمان: داشتن تمرکز
یکی از مهم‌ترین عوامل بالاتر رفتن کارایی و انجام کار باکیفیت، تمرکز است. تمرکز یعنی چه؟
یعنی در هنگام انجام دادن کاری تمام عواملی که باعث ایجاد حواس‌پرتی میشوند را از خود دور کنید و با دقت مشغول انجام آن کار شویم.
به‌عنوان‌مثال خوردن و آشامیدن یا تماس تلفنی در هنگام انجام کار باعث می‌شود که تمرکز پایین بیایید. بهتر است مدت‌زمان استراحت از مدت‌زمان کار را تفکیک کنید. مثلاً برای 1 یا 2 ساعت کار، یک استراحت 15 تا 20 دقیقه در نظر بگیرید. یک نکته جالب این است که تمرکز، علاوه بر کیفیت کار، در مدیریت زمان هم بسیار تأثیر گذار است.
3_ داشتن نظم شخصی
خیلی از افراد به دلیل نداشتن نظم شخصی هرروز مقدار زیادی از زمان گران‌بهایشان را صرف پیدا کردن وسایل شخصی ازجمله کلید، عینک، خودکار و … می‌کنند. شاید این زمان‌ها کم‌ارزش و کوتاه به نظر آیند اما در درازمدت همین زمان های کوتاه تبدیل به ساعت ها و حتی روز ها میشوند.
پس باید خودتان را به داشتن یک نظم شخصی عادت دهید تا بتوانید هم در استفاده از زمان بهترین استفاده را داشته باشید و هم در انجام کارها آرامش داشته باشید. عادت نظم شخصی یکی از مهارت های مدیریت زمان است.
4_ شناخت اولویت‌ها
شناخت اولویت ها نه تنها در بحث کارهای روزمره بلکه در شناخت اهداف کوتاه و بلند مدت نیز یک امر مهم است. اگر شما بدانید در کل یک روز بین چندین کاری که پیش رودارید کدام پروژه و کار مهم‌تر و با اولویت بیشتری است یک هنر است. به خاطر داشته باشید تمام افراد دنیا فقط 24 ساعت زمان‌دارند، اما این تفاوت در نوع استفاده از زمان و اولویت‌هاست که نتایج مختلفی را برای هرکدام به بار می‌آورد.
5_ مهارت استفاده از فنّاوری صحیح در مدیریت زمان
بسیاری از نرم‌افزارها هستند که می‌توانند شمارا در بهبود مهارت های مدیریت زمان یاری دهند که بعضی آنها عبارت‌اند از:
- نرم افزار مدیریت زمان wunderlist
- نرم فزار مدیریت زمان todoist
- نرم افزار مدیریت زمان trello
- نرم افزار یادداشت برداری onenote
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد نرم افزار های مدیریت زمان پیشنهاد میکنیم به انتهای مقاله جامع مدیریت زمان در سایت مدیریو رجوع کنید: نرم افزار های مدیریت زمان .
به‌غیراز این نرم‌افزارها شما می‌توانید به شکل سنتی هم عمل کنید یعنی همان دفترچه یادداشت و نوشتن کارهای روزانه یا هفتگی خود و برنامه‌ریزی برای هرکدام از آنها هم می‌تواند مؤثر باشد.
شما می‌توانید با همراه داشتن همیشه یک دفترچه یادداشت به مدیریت کارهای خود بپردازید، موردی که هنوز هم در شرکت‌های بزرگ کاربرد دارد، بارها مشاهده کرده‌ام که در بزرگ‌ترین شرکت‌هایی که برای مشاوره به آنجا مراجعه نموده‌ام مدیران اجرایی علاوه بر استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت زمان همیشه یک دفترچه یا سررسید برای نوشتن کارهای اجرایی هفتگی یا روزانه همراه خوددارند.
6- اصلاح عادت های غلط در مدیریت زمان
یکی از تکنیکهای آموزش مدیریت زمان تغییر برخی عادات است. شاید باور نکنید اما برخی از عادت‌های غلط روزانه نیز تأثیر بسزایی بر روی مدیریت زمان شما می‌گذارد. شما با شناسایی آنها می‌توانید دست به اصلاح این عادت‌ها بزنید و در بهبود مهارت های مدیریت زمان خود قدمی برداشته باشید. از جمله کارهایی که حتما باید در رفتار روزانه ما تبدیل به عادت شوند تا کارایی ما را بالا ببرند میتوان به نکات زیر اشاره کرد:
خوردن صبحانه
باید این وعده غذایی را حتماً میل کنید حتی اگر کم باشد. هرچقدر شما در ابتدای روز انرژی داشته باشید کارها را بهتر و با بازدهی بالاتر انجام می‌دهید.
داشتن استراحت‌های کوتاه
کار کردن در درازمدت کارایی و بازدهی را پایین می‌آورد بهتر است بعد از یک‌زمان مشخص یک استراحت کوتاه برای خود در نظر بگیرید.
فهرستی از کارهای مهم خود تهیه کنید
داشتن یک لیست کاری روزانه شمارا از یک سردرگمی که بعداً ایجاد می‌شود و نمی‌دانیدچه‌کاری را می‌خواستید انجام دهید نجات می‌دهد. همچنین یک مدیریت زمان مناسب برای شما رقم می‌زند.
دوری از انجام چند کار به صورت هم زمان
این یک قاتل برای مدیریت زمان شماست. شما باید تا جایی که می‌توانید تمرین کنید که کارهای خود را با تمرکز زیاد انجام دهید. و این یکی از مهم ترین مهارت های مدیریت زمان است
داشتن خواب کافی در شبانه روز
خیلی از افراد فکر می‌کنند برای رسیدن به اهداف خود باید از زمان خواب خود هم کم کنند اما حقیقت این است که برای بازدهی بیشتر و داشتن تمرکز بالاتر یک خواب باکیفیت و به‌اندازه می‌تواند بسیار مفید باشد.
امیدوارم با آموزش هایی که در این مقاله به آن اشاره کردیم، شما هم بتوانید با تمرین مهارت های مدیریت زمان، این مهارت مهم را در خود تقویت کنید.هدف این مقاله آموزش مهارت های مدیریت زمان در زمان کوتاه بود، اگر زمان کافی برای مطالعه در مورد مدیریت صحیح زمان را در اختیار دارید، پیشنهاد میکنیم به مقاله کامل و جامع : مدیریت زمان در سایت مدیریو رجوع کنید.
منتظر دیدگاه و نظرات شما عزیزان هستیم.
